Dokumentförstörare på hemmakontoret

Dokumentförstörare på hemmakontoret

Skrevet av: Adam

|

|

Tid å lese 3 min

Skydda data - dataskydd på hemmakontoret


Att arbetet på hemmakontoret har inte bara blivit viktigare och viktigare, utan redan blivit en del av en ny arbetskultur vilket bevisats av statistik under ganska lång tid.


Enligt Statista arbetade nästan 40 procent av de anställda redan 2019 helt eller delvis hemifrån. Vi kan nog alla föreställa oss hur statistiken ser ut efter de extraordinära tider Covid medförde. Många anställda och företag är själva tacksamma för möjligheten att fortsätta arbeta hemifrån emellanåt.

Vilka är riskerna och fördelarna med hemmakontoret?

Fördelarna med ett hemmakontor/arbetsstation hemma är uppenbara. Den anställde behöver inte längre resa till och från kontoret, vilket sparar tid och kostnader.


Produktivitetsnivån ökar, eftersom det inte finns någon distraktion från andra kollegor eller från bruset som uppstår vid öppna kontorslandskap som blir vanligare och vanligare.


Hemmakontoret främjar därför koncentrerat och produktivt arbete.

Men att arbeta hemifrån medför också vissa risker. Särskilt när det gäller dataskydd och datasäkerhet.

Reglerna och föreskrifterna i GDPR är fortfarande giltiga på hemmakontoret när det gäller personuppgifter.

Vem är ansvarig? Vem är skyldig och när?

När ämnet databehandling och dataskydd på hemmakontoret uppstår kommer frågan om ansvar upp gång på gång.


Vem ansvarar för vad och vem ansvarar vid en skadeanmälan?


GDPR är egentligen ganska tydlig med vem som är ansvarig för hur personuppgifter hanteras.


Ansvaret ligger på den som bestämmer syftet med databehandlingen och hur uppgifterna behandlas.


I ett anställningsförhållande är detta arbetsgivaren.

Arbetsgivaren är därför ansvarig.

Detsamma gäller skyldigheten.


Eftersom arbetsgivaren, det vill säga företaget, är ansvarig för att upprätthålla dataskyddet och datasäkerheten är företaget också ansvarig.


Den anställde har inget externt ansvar.

Hur förbereder jag mig som arbetsgivare för dataskydd på hemmakontoret? Vilka åtgärder / försiktighetsåtgärder måste vidtas?


GDPR föreskriver att ansvarig person/enhet måste vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att uppgifterna hanteras i enlighet med dataskyddskraven.


Denna bestämmelse gäller även när den anställde utför sitt jobb på hemmakontoret - mobilt arbete.


Det är viktigt att medarbetaren även är utrustad med en GDPR-kompatibel dokumentförstörare på hemmakontoret så att dataskyddet säkerställs. 

Vad måste observeras gällande dokumentförstöring / dataskydd på hemmakontoret?

Det får inte vara möjligt, när som helst, för obehöriga tredje parter att se personuppgifter.


Detta är särskilt viktigt på hemmakontoret.


Även familjemedlemmar och anhöriga räknas som obehöriga.


Särskilt om det inte finns något separat och helst låsbart kontor hemma finns det en särskild risk att utskrifter som innehåller personuppgifter kan ses av andra och detta skulle därför utgöra ett brott i skyddsskyldigheten för dessa handlingar.

Hur måste personuppgifter behandlas på hemmakontoret?

Att lämna dokument liggande är inte det enda som strider mot dataskyddsbestämmelserna – felaktigt omhändertagande av handlingarna genom att lägga dem i det vanliga hushållssoporna öppnar en stor lucka när det gäller dataskydd.


Dokumenten kan nämligen ses och läsas när som helst av vem som helst och alla.


Att riva dokumenten är inte heller förenligt med dataskyddet, eftersom det är en barnlek att rekonstruera det rivna dokumentet. 

Vad är definitionen av "tredje part"?

När det kommer till dataskydd på hemmakontoret är det viktigt att säkerställa att obehöriga tredje parter inte kan komma åt och se känsliga uppgifter när som helst.


Särskilt på hemmakontoret ökar risken för att tredje part ska kunna se känsliga uppgifter.


Definitionen omfattar alla personer som inte tillhör företaget eller som inte får ta del av känsliga uppgifter, vilket även avser familjemedlemmar och anhöriga.


Genom att använda en dokumentförstörare är det också möjligt att förhindra obehörig tredje part från att få tillgång till känsliga uppgifter på hemmakontoret och därmed säkerställa datasäkerheten.


Om du vill ha hjälp med att välja dokumentförstörare för hemmakontoret kan du kontakta oss på chatten eller i frågeformuläret här. 

Hur kan jag skydda mina anställda / hur kan de skydda uppgifterna från tredje part?

För att säkerställa att personuppgifter och dokument skyddas och skyddsskyldigheten upprätthålls måste uppgifterna och dokumenten förstöras i enlighet med GDPR.


För detta ändamål bör varje anställd som arbetar med personuppgifter på ett hemmakontor eller i en mobil arbetsplats ges en GDPR-kompatibel dokumentförstörare.

Vilka dokumentförstörare är lämpliga för hemmakontoret?

För dokumentförstörare som används på hemmakontoret skiljer sig några av kraven förståeligt nog från dem dokumentförstörare som används i till exempel ett stort kontor med öppen planlösning.


Det är framför allt dokumentförstörarens storlekskrav – men ljudnivån spelar också en viktig roll på hemmakontoret.


Maskinen ska vara kompakt och kräva så lite utrymme som möjligt.


En dokumentförstörare ska också vara så tyst som möjligt på hemmakontoret.


Det viktigaste kriteriet som en dokumentförstörare på hemmakontoret måste uppfylla är GDPR-efterlevnad.


Det är avgörande för att garantera dataskydd på hemmakontoret.


HSM har ett brett utbud av dokumentförstörare som uppfyller de speciella kraven för hemmakontoret perfekt.